Um in der Betriebskantine Essen bestellen oder abholen zu können, wird in der Regel zuvor ein Speiseplan erstellt und veröffentlicht.

Manche Catering-Unternehmen erstellen ihren Speiseplan in einem gesonderten Warenwirtschaftssystem. Dieses übergibt dann den Speiseplan über einen Web-Service an MensaMax, so dass keine Doppelarbeit für die Einpflegung des Speiseplans zum einen im Warenwirtschaftssystem und dann nochmals in MensaMax entsteht.

Wenn mit Vorbestellungen gearbeitet wird, dann kann MensaMax am Ende der Abbestellfrist die bstellten Essen automatisch in das Warenwirtschaftssystem übertragen, so dass auch hier keine manuelle Arbeit notwendig ist.

In den meisten Fällen wird aber kein Warenwirtschaftssystem verwendet, sondern es wird der Speiseplan manuell in MensaMax eingegeben. Da einmal erfasste Speisen und Menüs jederzeit wieder aufgerufen werden können, wird der Eingabeaufwand über die Zeit deutlich verkürzt.

Die Ausweisung von Allergenen und Zusatzstoffen ist gesetzlich vorgeschrieben und kann ganz leicht mit MensaMax realisiert werden. Ähnlich einfach ist die Darstellung aller relevanten Nährwerte pro 100 Gramm und pro Portion, sofern dies gewünscht ist.

Natürlich können auch Bilder und Piktogramme den Speisen und Menüs zugeordnet werden. Wenn man Rezepturen in MensaMax hinterlegt, dann wird eine genaue Zutatenliste, inklusive der Einkaufspreise, bezogen auf die tagesaktuelle Bestellzahl, für die gekocht werden soll, errechnet.

Es gibt unterschiedliche Wege, wie die Mitarbeiter an ihr Essen gelangen können.

• Mit Vorbestellung: Hierbei kann die Zeit, ab der nicht mehr bestellt bzw. abbestellt werden darf, von Ihnen frei und unterschiedlich gewählt werden.
• Mit und ohne Vorbestellung: Hier ist die Vorbestellung zwar empfohlen, aber die Spontanabholung ist auch möglich (solange der Vorrat reicht). Oft kostet das Spontanessen dann etwas mehr oder kann erst ab einer bestimmten Uhrzeit abgeholt werden.
• Komponentenwahl: Hier gibt es keine fest definierten Menüs.
• All you can eat: Jeder, der in die Mensa eintritt, bezahlt den Grundpreis und kann sich dann beliebig an der Theke bedienen. Dieses Verfahren ist mit und ohne Vorbestellung möglich.

MensaMax unterstützt all diese Varianten und auch davon abgeleitete Mischformen für die Betriebsgastronomie.

Wenn das Essen vorbestellt werden kann oder sogar muss, loggt sich der Essensteilnehmer in MensMax über einen PC, die MensaMax-App oder ein im Betrieb oder der Werkshalle angebrachtes Bestell-Terminal in MensaMax ein, schaut sich den Speiseplan an und bestellt nach Lust und Laune sein Essen.

Neben der normalen Essensbestellung durch Anklicken des gewünschten Menüs gibt es einige Spielarten:

• Dauerbestellung: Es besteht die Möglichkeit,für einen längeren Zeitraum und bestimmte Tage vorzubestellen. Damit ist für den gewünschten Zeitraum ein Essen bestellt und man muss sich nicht mehr einzeln „mühen“  – manuelle Änderungen und Abbestellungen sind aber weiterhin jederzeit möglich. Es werden nur die tatsächlichen Einzelessen berechnet.
• Mehrfachkarte: Der Essensteilnehmer erwirbt eine virtuelle Mehrfachkarte und damit die Berechtigung z.B. 20-mal zum Essen gehen zu können. Diese Mehrfachkarte gewährt auf jedes Essen einen entsprechenden Rabatt. Wie Ihre angebotenen Karten- und Rabattsysteme aussehen, bestimmen allein Sie selbst!
• Bonuskartensystem: Wer z.B. 30-Mal beim Essen war, der bekommt einen Schokoriegel gratis. Dies ist eine andere Art der Anreizsetzung als die bloße Preisreduktion.

Sie bestimmen Ihre Art und Weise der Essensbestellung und MensaMax passt sich an.

Die Frage, wie Essen abgeholt wird, hängt ganz eng mit der Frage der Bezahlung zusammen. Da man in der Regel bei der Essensabholung die Bezahlung mit Bargeld vermeiden will (obwohl MensaMax mit Bargeld umgehen kann), muss ein anderes Medium gefunden werden, mit dem die „Bezahlung“ sattfinden kann.

Daher verwendet man bei der Essensausgabe meist ein Legitimationsmedium. Hier bietet sich der RFID-Chip an, den die Mitarbeiter zumeist sowieso haben (z.B. für die Zeiterfassung oder für das Türschließensystem). Der Essensteilnehmer geht also mit seinem Chip an die Essensausgabe und „bezahlt“ damit sein Essen.

In Betriebskantinen mit sehr wenigen Essensteilnehmern wird statt mit einem Chip mit einer Liste gearbeitet. Man kann vereinfacht sagen: Wenn nur regelmäßig 20 Esser kommen und diese ihr Essen vorbestellt haben, braucht man kein Legitimationsmedium.

Handelt es sich aber um 200 Essensteilnehmer, die auch noch unregelmäßig angemeldet sind und aus einer Auswahl unterschiedlicher Menüs wählen können, führt an einer Chip-Lösung eigentlich kein Weg mehr vorbei.

Wenn es Mitarbeiter gibt, die keinen Chip haben, kann von MensaMax ein solcher zu Verfügung gestellt werden, der ansonsten zu keinem weiteren Zweck verwendet werden kann/soll.

MensaMax kann auch mit unterschiedlichen Chipsorten gleichzeitig umgehen  – manchmal kommen auch Mitarbeiter aus den umliegenden Betrieben in Ihre Betriebskantine, die einen anderen Chip-Typ haben. Das ist jedoch für MensaMax kein Problem.

Gibt es in Ihrem Betrieb auch einen Kiosk (bzw. Bistro, Cafeteria, Frühstücks- oder Pausenverkauf), wäre es doch schade, wenn zwar das Mittagessen bargeldlos ausgegeben werden kann, aber am Kiiosk weiterhin mit Hartgeld gehandelt wird.

Selbstverständlich können alle Waren über MensaMax auch mit Bargeld bezahlt werden. Dennoch ist die bargeldlose Ausgabe zu empfehlen, weil sie einfach deutlich schneller ist und damit mehr Personen in der doch relativ kurzen Pausenzeit die Möglichkeit haben, eine Zwischenverpflegung zu erwerben  – außerdem steigt damit auch die Rentabilität für den Kioskbetreiber ebenfalls an.

Für die Abrechnung ist es unerheblich, ob der Kiosk ein Teil der Kantine oder eine eigenständige Einrichtung im Betrieb ist. In einem Betrieb können auch mehrere Kiosk gleichzeitig, auch von unterschiedlichen Betreibern (z.B. Caterer, Hausmeister, Bäcker), geführt werden.

Die Kioskverkaufsoberfläche ist frei gestaltbar:

• mit und ohne Warengruppen
• Topseller Freiverkäufe
• unterschiedliche Mehrwertsteuersätze
• freie Rabattsysteme
• Hinterlegung unterschiedlicher Preise für unterschiedliche Kundengruppen

Und natürlich ist MensaMax auch fiskalkassentauglich. Daher sind ein Kundenbon, X-Bon und Z-Bon genauso selbstverständlich wie umfangreiche Auswertungen und Analysen.

In der Betriebsgastronomie gibt es meist drei unterschiedliche Bezahlvarianten:

• Am häufigsten ist die Abrechnung über die Personalverwaltung mit der Gehaltsabrechnung: MensaMax hat eine Reihe von Schnittstellen zu Personalverwaltungs- und Finanzsystemen (z.B. SAP, DATEV, SAGE …), so dass die verzehrten Essen und sonstigen Leistungen von MensaMax der betrieblichen Software gemeldet werden können.
• Bezahlung durch Überweisung, PayPal etc. auf ein separates Konto: Wer der Kontoinhaber ist, ist dabei aus technischer Sicht egal. Wer könnte dies sein?
  – der Betrieb
  – der Caterer
  – ein Sonderkonto, welches wir Ihnen zur Verfügung stellen
  Bei Überweisungen verbucht MensaMax dabei anhand des Verwendungszwecks die eingehenden Zahlungen automatisch, so dass keine manuelle
• Arbeit notwendig ist. Der Chip des Einzahlers ist mit der Verbuchung unmittelbar aufgewertet. Aufwertung des Chips an einem Bargeldaufwerter oder an einer speziellen Kasse: Gelegentlich wird auch ein Aufwerter aufgestellt, an dem bargeld oder kontaktlos mit z.B. einer girocard der Chip aufgewertet wird.

Bei vielen Betrieben wird das Essen von Seiten des Arbeitgebers bezuschusst. Hierbei gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten:

• Zum einen kann es sein, dass ein Essen einen Pauschalbetrag (z.B. den Sachbezugswert) kostet.
• Genauso ist es möglich, dass der Arbeitgeber einen festen Zuschuss zum Essen dazugibt.
• Manchmal wird insbesondere Azubis das Essensgeld gänzlich erlassen und die Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber getragen. Gelegentlich zahlen auch Leiharbeiter einen anderen Preis als festangestellte Mitarbeiter.
• Häufig kostet jedes Menü für den Mitarbeiter gleich viel, ebenso können die Menüs auch unterschiedlich kosten.

Aus den vorgenannten Beispielen lässt sich ablesen  – welcher Bezugspreis für Ihren Mitarbeiter auch immer gilt: MensaMax setzt Ihre Vorgabe um.

Es gibt zweierlei Arten von Gästen, die daher auch in unterschiedlicher Weise behandelt werden:

• Gäste, die eingeladen werden
• Gäste, die selbst zahlen müssen

Die Kosten können über die MensaMax-Software auf entsprechende Kostenstellen gebucht werden. In MensaMax können beliebig viele Kostenstellen definiert werden, z.B. für die Geschäftsführung, für den Einkauf, für den Vertrieb …

Wenn nun ein Essen vorbestellt werden muss, wird das Menü auf die entsprechende Kostenstelle verbucht. Wenn ohne Vorbestellung gearbeitet werden kann, geht man einfach in die Betriebskantine und holt das gewünschte Essen ab.

In beiden Fällen ist es jedoch so, dass der Einladende einen entsprechenden Kostenstellenchip nutzt oder zumindest eine Kostenstelle an der Ausgabe angibt, sodass die Essen tatsächlich dieser Kostenstelle belastet werden kann.

Vorher oder auch nach dem Essen kann dann der Eingeladende im Büro über MensaMax die eingeladenen Personen und den Bewirtungszweck angeben, damit für die Buchhaltung ein entsprechender Bewirtungsbeleg zur Verfügung steht.

Natürlich können auf dieser Art und Weise nicht nur Menüs sondern auch Kioskwaren abgerechnet werden.

Wie geht man mit Tagesgästen um, die selbst zahlen müssen?

In aller Regel handelt es sich dabei um Personen, die einmalig oder kurzfristig bei Ihnen sind (z.B. Handwerker oder Monteure).

In den meisten Fällen geht das nicht ohne Bargeld ab. Man schafft eine Stelle, an der die Tagesgäste Essen bezahlen und (je nach Variante) auch bestellen können.

Der Gast erhält ein Billet (Eintrittskarte) mit dem er sein Essen an der Theke abholen kann.

Personen können in MensaMax wie folgt angelegt werden:

• Die personenbezogenen Daten werden aus der Personalverwaltung ausgespielt und in MensaMax eingelesen. Dies kann über eine CSV-Datei oder ein anderes strukturiertes Format erfolgen.
• Alternativ zum Personenimport wird häufig auch eine Selbstanmeldung vorgenommen. Das heißt, dass die Mitarbeiter sich selbst ein Konto anlegen.

Natürlich kann man auch einzelne Personen von Seiten der Personalverwaltung, in Ausnahmefällen, manuell anlegen.

Da MensaMax eine Online-Version ist, kann jeder Berechtigte auf MensaMax zugreifen  – unabhängig von seinem Standort und seiner verwendeten Hardware (z.B. PC, Tablet oder Smartphone). Jeder kann seine Aufgaben von dort erledigen, wo er sich gerade befindet  – und jeder arbeitet mit demselben Datenbestand. Hierfür ist weder eine Installation notwendig, noch eine bestimmte hardwaretechnische Voraussetzung erforderlich.

Wir verstehen uns nicht nur als „Verkäufer“ für die Software MensaMax. Wir betreuen Sie auch während der gesamten Zeit der Anwendung von MensaMax. Bereits in der Planung unterstützen wir Sie tatkräftig. Darunter verstehen wir die Analyse Ihrer Strukturen und Arbeitsabläufe, um diese optimal in MensaMax abzubilden.

Aber auch bei der Umsetzung lassen wir Sie nicht allein. Wir helfen Ihnen bei der Erstellung eines Infobriefes, bei der Integration der Personendaten (damit Sie diese nicht von Hand erfassen müssen), bei der Einrichtung der Bank- oder Finanz-Schnittstelle, der Einstellung der Preiskategorien, der Stammdaten und weiterer Parameter, die notwendig sind , um Ihnen das Leben zu erleichtern.

Nach Abschluss aller notwendigen Schritte beginnt für Sie mit dern Nutzung das produktive Arbeiten, doch für uns endet noch lange nicht die Verpflichtung. Wir bieten Ihnen Schulungen sowie Support per Telefon, E-Mail und TeamViewer an, wie auch die Möglichkeit, Anpassungen an der Software vorzunehmen – egal, ob gleich in der Einführungsphase oder zu einem späteren Zeitpunkt.

Gerne unterstützen wir Sie auch bei weiteren Aspekten nach Ihrem Bedarf  – sprechen Sie uns einfach an.

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