
Die Betriebskantine
Um in der Betriebskantine Essen bestellen oder abholen zu können, wird in aller Regel zuvor ein Speiseplan erstellt und veröffentlicht.
Manche Catering-Unternehmen erstellen ihren Speiseplan in einem gesonderten Warenwirtschaftssystem. Dieses übergibt dann den Speiseplan über einen Web-Service an MensaMax, so dass keine Doppelarbeit für die Einpflegung des Speiseplans zum einen im Warenwirtschaftssystem und dann nochmals in MensaMax entsteht.
Wenn mit Vorbestellungen gearbeitet wird, dann kann MensaMax am Ende der Abbestellfrist die bestellten Essen automatisch in das Warenwirtschaftssystem übertragen, so dass auch hier keine manuelle Arbeit notwendig ist.
In den meisten Fällen wird aber kein Warenwirtschaftssystem verwendet, sondern es wird der Speiseplan manuell in MensaMax eingegeben. Da einmal erfasste Speisen und Menüs jederzeit wieder aufgerufen werden können, wird der Eingabeaufwand über die Zeit deutlich verkürzt.
Die Ausweisung von Allergenen und Zusatzstoffen ist gesetzlich vorgeschrieben und kann ganz leicht mit MensaMax realisiert werden. Ähnlich einfach ist die Darstellung aller relevanten Nährwerte pro 100 Gramm und pro Portion, sofern dies gewünscht ist.
Natürlich können auch Bilder und Piktogramme den Speisen und Menüs zugeordnet werden.
Wenn man Rezepturen in MensaMax hinterlegt, dann wird eine genaue Zutatenliste, inklusive der Einkaufspreise, bezogen auf die tagesaktuelle Bestellzahl, für die gekocht werden soll, errechnet.
Mit und ohne Vorbestellung
Mit und ohne Vorbestellung
Es gibt unterschiedliche Wege, wie die Mitarbeiter an ihr Essen gelangen können.
- Mit Vorbestellung: Hierbei kann die Zeit, ab der nicht mehr bestellt bzw. abbestellt werden darf, von Ihnen frei und unterschiedlich gewählt werden.
- Mit und ohne Vorbestellung: Hier ist die Vorbestellung zwar empfohlen, aber die Spontanabholung ist auch möglich (solange der Vorrat reicht). Oft kostet das Spontanessen dann etwas mehr oder kann erst ab einer bestimmten Uhrzeit abgeholt werden.
- Nur ohne Vorbestellung: In dieser Variante kann ein komplettes Menü abgeholt werden, wobei keine Vorbestellung möglich ist.
- Komponentenwahl: Hier gibt es keine fest definierten Menüs.
- All you can eat: Jeder, der in die Mensa eintritt, bezahlt den Grundpreis und kann sich dann beliebig an der Theke bedienen. Dieses Verfahren ist mit und ohne Vorbestellung möglich.
MensaMax unterstützt all diese Varianten und auch davon abgeleitete Mischformen für die Betriebskantine.
Besondere Bestellformen für das Betriebsrestaurant
Besondere Bestellformen für das Betriebsrestaurant
Wenn das Essen vorbestellt werden kann oder sogar muss, loggt sich der Essensteilnehmer in MensaMax über einen PC, die MensaMax-App oder ein im Betrieb oder der Werkshalle angebrachtes Bestell-Terminal in MensaMax ein, schaut sich den Speiseplan an und bestellt nach Lust und Laune sein Essen.
Neben der normalen Essensbestellung durch Anklicken des gewünschten Menüs gibt es einige Spielarten:
- Dauerbestellung: Es besteht die Möglichkeit, für einen längeren Zeitraum und bestimmte Tage vorzubestellen. Damit ist für den gewünschten Zeitraum ein Essen bestellt und man muss sich nicht mehr einzeln „mühen“ – manuelle Änderungen und Abbestellungen sind aber weiterhin jederzeit möglich. Es werden nur die tatsächlichen Einzelessen berechnet.
- Mehrfachkarte: Der Essensteilnehmer erwirbt eine virtuelle Mehrfachkarte und damit die Berechtigung z.B. 20-Mal zum Essen gehen zu können. Diese Mehrfachkarte gewährt auf jedes Essen einen entsprechenden Rabatt. Wie Ihre angebotenen Karten- und Rabattsysteme aussehen, bestimmen allein Sie selbst!
- Bonuskartensystem: Wer z.B. 30 Mal beim Essen war, der bekommt einen Schokoriegel gratis. Dies ist eine andere Art der Anreizsetzung als die bloße Preisreduktion.
Sie bestimmen Ihre Art und Weise der Essensbestellung und MensaMax passt sich an.
Die Betriebskantine
Speiseplan mit Allergenen, Zusatzstoffen, Nährwerten und Rezepturen
Um in der Betriebskantine Essen bestellen oder abholen zu können, wird in der Regel zuvor ein Speiseplan erstellt und veröffentlicht.
Manche Catering-Unternehmen erstellen ihren Speiseplan in einem gesonderten Warenwirtschaftssystem. Dieses übergibt dann den Speiseplan über einen Web-Service an MensaMax, so dass keine Doppelarbeit für die Einpflegung des Speiseplans zum einen im Warenwirtschaftssystem und dann nochmals in MensaMax entsteht.
Wenn mit Vorbestellungen gearbeitet wird, dann kann MensaMax am Ende der Abbestellfrist die bstellten Essen automatisch in das Warenwirtschaftssystem übertragen, so dass auch hier keine manuelle Arbeit notwendig ist.
In den meisten Fällen wird aber kein Warenwirtschaftssystem verwendet, sondern es wird der Speiseplan manuell in MensaMax eingegeben. Da einmal erfasste Speisen und Menüs jederzeit wieder aufgerufen werden können, wird der Eingabeaufwand über die Zeit deutlich verkürzt.
Die Ausweisung von Allergenen und Zusatzstoffen ist gesetzlich vorgeschrieben und kann ganz leicht mit MensaMax realisiert werden. Ähnlich einfach ist die Darstellung aller relevanten Nährwerte pro 100 Gramm und pro Portion, sofern dies gewünscht ist.
Natürlich können auch Bilder und Piktogramme den Speisen und Menüs zugeordnet werden. Wenn man Rezepturen in MensaMax hinterlegt, dann wird eine genaue Zutatenliste, inklusive der Einkaufspreise, bezogen auf die tagesaktuelle Bestellzahl, für die gekocht werden soll, errechnet.

Mit und ohne Vorbestellung
Es gibt unterschiedliche Wege, wie die Mitarbeiter an ihr Essen gelangen können.
- Mit Vorbestellung: Hierbei kann die Zeit, ab der nicht mehr bestellt bzw. abbestellt werden darf, von Ihnen frei und unterschiedlich gewählt werden.
- Mit und ohne Vorbestellung: Hier ist die Vorbestellung zwar empfohlen, aber die Spontanabholung ist auch möglich (solange der Vorrat reicht). Oft kostet das Spontanessen dann etwas mehr oder kann erst ab einer bestimmten Uhrzeit abgeholt werden.
- Komponentenwahl: Hier gibt es keine fest definierten Menüs.
- All you can eat: Jeder, der in die Mensa eintritt, bezahlt den Grundpreis und kann sich dann beliebig an der Theke bedienen. Dieses Verfahren ist mit und ohne Vorbestellung möglich.
MensaMax unterstützt all diese Varianten und auch davon abgeleitete Mischformen für die Betriebsgastronomie.
Besondere Bestellformen für das Betriebsrestaurant
Wenn das Essen vorbestellt werden kann oder sogar muss, loggt sich der Essensteilnehmer in MensMax über einen PC, die MensaMax-App oder ein im Betrieb oder der Werkshalle angebrachtes Bestell-Terminal in MensaMax ein, schaut sich den Speiseplan an und bestellt nach Lust und Laune sein Essen.
Neben der normalen Essensbestellung durch Anklicken des gewünschten Menüs gibt es einige Spielarten:
- Dauerbestellung: Es besteht die Möglichkeit,für einen längeren Zeitraum und bestimmte Tage vorzubestellen. Damit ist für den gewünschten Zeitraum ein Essen bestellt und man muss sich nicht mehr einzeln „mühen“ – manuelle Änderungen und Abbestellungen sind aber weiterhin jederzeit möglich. Es werden nur die tatsächlichen Einzelessen berechnet.
- Mehrfachkarte: Der Essensteilnehmer erwirbt eine virtuelle Mehrfachkarte und damit die Berechtigung z.B. 20-mal zum Essen gehen zu können. Diese Mehrfachkarte gewährt auf jedes Essen einen entsprechenden Rabatt. Wie Ihre angebotenen Karten- und Rabattsysteme aussehen, bestimmen allein Sie selbst!
- Bonuskartensystem: Wer z.B. 30-Mal beim Essen war, der bekommt einen Schokoriegel gratis. Dies ist eine andere Art der Anreizsetzung als die bloße Preisreduktion.
Sie bestimmen Ihre Art und Weise der Essensbestellung und MensaMax passt sich an.

Die Essensabholung in der Betriebskantine
Die Frage, wie Essen abgeholt wird, hängt ganz eng mit der Frage der Bezahlung zusammen. Da man in der Regel bei der Essensabholung die Bezahlung mit Bargeld vermeiden will (obwohl MensaMax mit Bargeld umgehen kann), muss ein anderes Medium gefunden werden, mit dem die „Bezahlung“ stattfinden kann.
Daher verwendet man bei der Essensausgabe meist ein Legitimationsmedium. Hier bietet sich der RFID-Chip an, den die Mitarbeiter zumeist sowieso haben (z.B. für die Zeiterfassung oder für das Türschließensystem).
Der Essensteilnehmer geht also mit seinem Chip an die Essensausgabe und „bezahlt“ damit sein Essen.
Wann lohnt sich ein Legitimations-ID in der Betriebskanitne?
In Betriebskantinen mit sehr wenigen Essensteilnehmern wird statt mit einem Chip mit einer Liste gearbeitet. Man kann vereinfacht sagen: Wenn nur regelmäßig 20 Esser kommen und diese ihr Essen vorbestellt haben, braucht man kein Legitimationsmedium.
Handelt es sich aber um 200 Essensteilnehmer, die auch noch unregelmäßig angemeldet sind und aus einer Auswahl unterschiedlicher Menüs wählen können, führt an einer Chip-Lösung eigentlich kein Weg mehr vorbei.
Wenn es Mitarbeiter gibt, die keinen Chip haben, kann von MensaMax ein solcher zur Verfügung gestellt werden, der ansonsten zu keinem weiteren Zweck verwendet werden kann/soll.
MensaMax kann auch mit unterschiedlichen Chipsorten gleichzeitig umgehen – manchmal kommen auch Mitarbeiter aus den umliegenden Betrieben in Ihre Betriebskantine, die einen anderen Chip-Typ haben. Das ist jedoch für MensaMax kein Problem.
Die Essensabholung in
der Betriebsgastronomie
der Betriebsgastronomie
Die Frage, wie Essen abgeholt wird, hängt ganz eng mit der Frage der Bezahlung zusammen. Da man in der Regel bei der Essensabholung die Bezahlung mit Bargeld vermeiden will (obwohl MensaMax mit Bargeld umgehen kann), muss ein anderes Medium gefunden werden, mit dem die „Bezahlung“ sattfinden kann.
Daher verwendet man bei der Essensausgabe meist ein Legitimationsmedium. Hier bietet sich der RFID-Chip an, den die Mitarbeiter zumeist sowieso haben (z.B. für die Zeiterfassung oder für das Türschließensystem). Der Essensteilnehmer geht also mit seinem Chip an die Essensausgabe und „bezahlt“ damit sein Essen.

Wann lohnt sich ein Legitimations-ID in
der Betriebskantine?
der Betriebskantine?
In Betriebskantinen mit sehr wenigen Essensteilnehmern wird statt mit einem Chip mit einer Liste gearbeitet. Man kann vereinfacht sagen: Wenn nur regelmäßig 20 Esser kommen und diese ihr Essen vorbestellt haben, braucht man kein Legitimationsmedium.
Handelt es sich aber um 200 Essensteilnehmer, die auch noch unregelmäßig angemeldet sind und aus einer Auswahl unterschiedlicher Menüs wählen können, führt an einer Chip-Lösung eigentlich kein Weg mehr vorbei.
Wenn es Mitarbeiter gibt, die keinen Chip haben, kann von MensaMax ein solcher zu Verfügung gestellt werden, der ansonsten zu keinem weiteren Zweck verwendet werden kann/soll.
MensaMax kann auch mit unterschiedlichen Chipsorten gleichzeitig umgehen – manchmal kommen auch Mitarbeiter aus den umliegenden Betrieben in Ihre Betriebskantine, die einen anderen Chip-Typ haben. Das ist jedoch für MensaMax kein Problem.

Kiosk
Gibt es in Ihrem Betrieb auch einen Kiosk (bzw. Bistro, Cafeteria, Frühstücks- oder Pausenverkauf), wäre es doch schade, wenn zwar das Mittagessen bargeldlos ausgegeben werden kann, aber am Kiosk weiterhin mit Hartgeld gehandelt wird.
Selbstverständlich können alle Waren über MensaMax auch mit Bargeld bezahlt werden. Dennoch ist die bargeldlose Ausgabe zu empfehlen, weil sie einfach deutlich schneller ist und damit mehr Personen in der doch relativ kurzen Pausenzeit die Möglichkeit haben, eine Zwischenverpflegung zu erwerben – außerdem steigt damit auch die Rentabilität für den Kioskbetreiber ebenfalls an.
Muss der Kiosk zur Betriebskantine gehören?
Für die Abrechnung ist es unerheblich, ob der Kiosk ein Teil der Kantine oder eine eigenständige Einrichtung im Betrieb ist. In einem Betrieb können auch mehrere Kiosk gleichzeitig, auch von unterschiedlichen Betreibern (z.B. Caterer, Hausmeister, Bäcker), geführt werden.
Die Kioskverkaufsoberfläche ist frei gestaltbar:
- mit und ohne Warengruppen
- Topseller Freiverkäufe
- unterschiedliche Mehrwertsteuersätze
- freie Rabattsysteme
- Hinterlegung unterschiedlicher Preise für unterschiedliche Kundengruppen
Und natürlich ist MensaMax auch fiskalkassentauglich. Daher sind ein Kundenbon, X-Bon und Z-Bon genauso selbstverständlich wie umfangreiche Auswertungen und Analysen.
Kiosk
Gibt es in Ihrem Betrieb auch einen Kiosk (bzw. Bistro, Cafeteria, Frühstücks- oder Pausenverkauf), wäre es doch schade, wenn zwar das Mittagessen bargeldlos ausgegeben werden kann, aber am Kiiosk weiterhin mit Hartgeld gehandelt wird.
Selbstverständlich können alle Waren über MensaMax auch mit Bargeld bezahlt werden. Dennoch ist die bargeldlose Ausgabe zu empfehlen, weil sie einfach deutlich schneller ist und damit mehr Personen in der doch relativ kurzen Pausenzeit die Möglichkeit haben, eine Zwischenverpflegung zu erwerben – außerdem steigt damit auch die Rentabilität für den Kioskbetreiber ebenfalls an.
Muss der Kiosk zur Betriebskantine gehören?
Für die Abrechnung ist es unerheblich, ob der Kiosk ein Teil der Kantine oder eine eigenständige Einrichtung im Betrieb ist. In einem Betrieb können auch mehrere Kiosk gleichzeitig, auch von unterschiedlichen Betreibern (z.B. Caterer, Hausmeister, Bäcker), geführt werden.
Die Kioskverkaufsoberfläche ist frei gestaltbar:
- mit und ohne Warengruppen
- Topseller Freiverkäufe
- unterschiedliche Mehrwertsteuersätze
- freie Rabattsysteme
- Hinterlegung unterschiedlicher Preise für unterschiedliche Kundengruppen
Und natürlich ist MensaMax auch fiskalkassentauglich. Daher sind ein Kundenbon, X-Bon und Z-Bon genauso selbstverständlich wie umfangreiche Auswertungen und Analysen.

Bezahlung
Wie wird nun in der Betriebskantine bezahlt?
In der Betriebsgastronomie gibt es meist drei unterschiedliche Bezahlvarianten:
- Am häufigsten ist die Abrechnung über die Personalverwaltung mit der Gehaltsabrechnung: MensaMax hat eine Reihe von Schnittstellen zu Personalverwaltungs- und Finanzsystemen (z.B. SAP, DATEV, SAGE…), so dass die verzehrten Essen und sonstigen Leistungen von MensaMax der betrieblichen Software gemeldet werden können.
- Bezahlung durch Überweisung, PayPal etc. auf ein separates Konto: Wer der Kontoinhaber ist, ist dabei aus technischer Sicht egal. Wer könnte dies sein?
- der Betrieb
- der Caterer
- ein Sonderkonto, welches wir Ihnen zur Verfügung stellen
Bei Überweisungen verbucht MensaMax dabei anhand des Verwendungszweckes die eingehenden Zahlungen automatisch, so dass keine manuelle Arbeit notwendig ist. Der Chip des Einzahlers ist mit der Verbuchung unmittelbar aufgewertet. Aufwertung des Chips an einem Bargeldaufwerter oder an einer speziellen Kasse: Gelegentlich wird auch ein Aufwerter aufgestellt, an dem mit Bargeld oder kontaktlos mit z.B. einer girocard der Chip aufgewertet wird. Dies entzerrt den Verkehr an der Ausgabestelle und entlastet die Personalaufwendungen, insbesondere auch, wenn man die hygienischen Aspekte beachtet.
-
Aufwertung des Chips an einem Bargeldaufwerter oder an einer speziellen Kasse:
Gelegentlich wird auch ein Aufwerter aufgestellt, an dem mit Bargeld oder kontaktlos mit z.B. einer girocard der Chip aufgewertet wird. Dies entzerrt den Verkehr an der Ausgabestelle und entlastet die Personalaufwendungen, insbesondere auch, wenn man die hygienischen Aspekte beachtet.
Bezuschusste Essen in der Betriebsgastronomie
Bei vielen Betrieben wird das Essen von Seiten des Arbeitgebers bezuschusst. Hierbei gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten:
- Zum einen kann es sein, dass ein Essen einen Pauschalbetrag (z.B. den Sachbezugswert) kostet.
- Genauso ist es möglich, dass der Arbeitgeber einen festen Zuschuss zum Essen dazugibt.
- Manchmal wird insbesondere Azubis das Essensgeld gänzlich erlassen und die Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber getragen. Gelegentlich zahlen auch Leiharbeiter einen anderen Preis als festangestellte Mitarbeiter.
- Häufig kostet jedes Menü für den Mitarbeiter gleich viel, ebenso können die Menüs auch unterschiedlich kosten.
Aus den vorgenannten Beispielen lässt sich ablesen – welcher Bezugspreis für Ihren Mitarbeiter auch immer gilt: MensaMax setzt Ihre Vorgabe um.
Gästeessen in der Betriebskantine
Es gibt zweierlei Arten von Gästen, die daher auch in unterschiedlicher Weise behandelt werden:
- Gäste, die eingeladen werden
- Gäste, die selbst zahlen müssen, also nicht eingeladen werden
Schauen wir uns zunächst diejenigen an, die Sie einladen. Hierbei handelt es sich im Rahmen eines Betriebes um solche Personen, die bei Ihnen zu einer Besprechung oder einer Schulung im Hause sind. Und damit gehört es zum guten Ton, mit Ihren Geschäftspartnern auch die Mittagspause zu verbringen und sie zum Essen einzuladen.
Aber natürlich geht die Einladung nicht auf das Privatkonto Ihres Mitarbeiters, sondern die entstehenden Kosten werden auf eine entsprechende Kostenstelle gebucht. Daher können Sie in MensaMax beliebig viele Kostenstellen definieren, z.B. für die Geschäftsführung, für den Einkauf, für den Vertrieb, die Konstruktionsabteilung…
Ein Essen vorbestellen
Wenn nun Essen vorbestellt werden muss, geht der Berechtigte in MensaMax auf die Kostenstelle und bucht die gewünschten Menüs. Wenn ohne Vorbestellung gearbeitet werden kann, geht man einfach in der Betriebskantine an die Theke und holt die gewünschten Essen ab.
In beiden Fällen ist es jedoch so, dass der Einladende einen entsprechenden Kostenstellenchip hat oder zumindest die Kostenstelle an der Ausgabe angibt, so dass die Essen tatsächlich dieser Kostenstelle belastet werden kann.
Vorher oder auch nach dem Essen kann dann der Einladende im Büro über MensaMax die eingeladenen Personen und den Bewirtungszweck angeben, damit für die Buchhaltung ein entsprechender Bewirtungsbeleg zur Verfügung steht.
Natürlich können auf diese Art und Weise nicht nur Menüs sondern auch beliebige Kioskwaren abgerechnet werden.
Gäste die selber zahlen
Wie geht man nun mit Tagesgästen um, die selbst zahlen müssen?
In aller Regel handelt es sich dabei um Personen, die vielleicht nur einmalig oder kurzfristig bei Ihnen sind (z.B. Handwerker oder Monteure), denen Sie aber Ihr leckeres Kantinenessen nicht vorenthalten wollen.
In den meisten Fällen geht das nicht ohne Bargeld ab. Man schafft eine Stelle, an der die Tagesgäste Essen bezahlen und (je nach Variante) auch bestellen können. Ob die hierfür geeignete Stelle nun das Bistro, das Empfangssekretariat oder ein hierfür extra aufgestellter Automat ist, hängt vom Aufkommen ab.
In jedem Fall erhält der Tagesgast Billet mit dem er sein Essen an der Theke abholen kann.
Bezahlung
Wie wird nun in der Betriebskantine bezahlt?
In der Betriebsgastronomie gibt es meist drei unterschiedliche Bezahlvarianten:
- Am häufigsten ist die Abrechnung über die Personalverwaltung mit der Gehaltsabrechnung: MensaMax hat eine Reihe von Schnittstellen zu Personalverwaltungs- und Finanzsystemen (z.B. SAP, DATEV, SAGE …), so dass die verzehrten Essen und sonstigen Leistungen von MensaMax der betrieblichen Software gemeldet werden können.
- Bezahlung durch Überweisung, PayPal etc. auf ein separates Konto: Wer der Kontoinhaber ist, ist dabei aus technischer Sicht egal. Wer könnte dies sein?
– der Betrieb
– der Caterer
– ein Sonderkonto, welches wir Ihnen zur Verfügung stellen
Bei Überweisungen verbucht MensaMax dabei anhand des Verwendungszwecks die eingehenden Zahlungen automatisch, so dass keine manuelle - Arbeit notwendig ist. Der Chip des Einzahlers ist mit der Verbuchung unmittelbar aufgewertet. Aufwertung des Chips an einem Bargeldaufwerter oder an einer speziellen Kasse: Gelegentlich wird auch ein Aufwerter aufgestellt, an dem bargeld oder kontaktlos mit z.B. einer girocard der Chip aufgewertet wird.
Bezuschusste Essen in der Betriebsgastronomie
Bei vielen Betrieben wird das Essen von Seiten des Arbeitgebers bezuschusst. Hierbei gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten:
- Zum einen kann es sein, dass ein Essen einen Pauschalbetrag (z.B. den Sachbezugswert) kostet.
- Genauso ist es möglich, dass der Arbeitgeber einen festen Zuschuss zum Essen dazugibt.
- Manchmal wird insbesondere Azubis das Essensgeld gänzlich erlassen und die Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber getragen. Gelegentlich zahlen auch Leiharbeiter einen anderen Preis als festangestellte Mitarbeiter.
- Häufig kostet jedes Menü für den Mitarbeiter gleich viel, ebenso können die Menüs auch unterschiedlich kosten.
Aus den vorgenannten Beispielen lässt sich ablesen – welcher Bezugspreis für Ihren Mitarbeiter auch immer gilt: MensaMax setzt Ihre Vorgabe um.
Gästeessen in der Betriebskantine
Es gibt zweierlei Arten von Gästen, die daher auch in unterschiedlicher Weise behandelt werden:
- Gäste, die eingeladen werden
- Gäste, die selbst zahlen müssen
Die Kosten können über die MensaMax-Software auf entsprechende Kostenstellen gebucht werden. In MensaMax können beliebig viele Kostenstellen definiert werden, z.B. für die Geschäftsführung, für den Einkauf, für den Vertrieb …
Ein Gästeessen vorbestellen
Wenn nun ein Essen vorbestellt werden muss, wird das Menü auf die entsprechende Kostenstelle verbucht. Wenn ohne Vorbestellung gearbeitet werden kann, geht man einfach in die Betriebskantine und holt das gewünschte Essen ab.
In beiden Fällen ist es jedoch so, dass der Einladende einen entsprechenden Kostenstellenchip nutzt oder zumindest eine Kostenstelle an der Ausgabe angibt, sodass die Essen tatsächlich dieser Kostenstelle belastet werden kann.
Vorher oder auch nach dem Essen kann dann der Eingeladende im Büro über MensaMax die eingeladenen Personen und den Bewirtungszweck angeben, damit für die Buchhaltung ein entsprechender Bewirtungsbeleg zur Verfügung steht.
Natürlich können auf dieser Art und Weise nicht nur Menüs sondern auch Kioskwaren abgerechnet werden.
Gäste die selber zahlen
Wie geht man mit Tagesgästen um, die selbst zahlen müssen?
In aller Regel handelt es sich dabei um Personen, die einmalig oder kurzfristig bei Ihnen sind (z.B. Handwerker oder Monteure).
In den meisten Fällen geht das nicht ohne Bargeld ab. Man schafft eine Stelle, an der die Tagesgäste Essen bezahlen und (je nach Variante) auch bestellen können.
Der Gast erhält ein Billet (Eintrittskarte) mit dem er sein Essen an der Theke abholen kann.
MensaMax Login
MensaMax Login
Es gibt nur zwei sinnvolle Wege, wie Personen in MensaMax angelegt werden:
- Die personenbezogenen Daten werden aus der Personalverwaltung ausgespielt und in MensaMax eingelesen. Dies kann über eine CSV-Datei oder ein anderes strukturiertes Format erfolgen. Denkbar wäre zwar auch eine Anbindung an das Active Directory, aber das ist i.d.R. wegen des hohen Aufwandes und weil MensaMax eine Web-Anwendung ist, meist nicht gewollt.
- Alternativ zum Personenimport wird häufig auch eine Selbstanmeldung vorgenommen. Das heißt, dass die Mitarbeiter sich selbst ein Konto anlegen (ähnlich wie in anderen Web-Portalen).
Natürlich kann man auch einzelne Personen von Seiten der Personalverwaltung manuell anlegen, aber dies Verfahren stellt nur die Ausnahmesituation dar.
MensaMax Login
Personen können in MensaMax wie folgt angelegt werden:
- Die personenbezogenen Daten werden aus der Personalverwaltung ausgespielt und in MensaMax eingelesen. Dies kann über eine CSV-Datei oder ein anderes strukturiertes Format erfolgen.
- Alternativ zum Personenimport wird häufig auch eine Selbstanmeldung vorgenommen. Das heißt, dass die Mitarbeiter sich selbst ein Konto anlegen.
Natürlich kann man auch einzelne Personen von Seiten der Personalverwaltung, in Ausnahmefällen, manuell anlegen.


MensaMax ist online
MensaMax ist online
Da MensaMax eine Online-Version ist, kann jeder Berechtigte auf MensaMax zugreifen – unabhängig von seinem Standort und seiner verwendeten Hardware (z.B. PC, Tablet oder Smartphone). Jeder kann seine Aufgaben von dort erledigen, wo er sich gerade befindet – und jeder arbeitet mit demselben Datenbestand. Hierfür ist weder eine Installation notwendig, noch eine bestimmte hardwaretechnische Voraussetzung erforderlich.
Aber was ist, wenn es zu Hause einmal keine Online-Verbindung gibt? Eltern, die über gar keinen Internetzugang verfügen, können häufig über das Sekretariat oder die Ganztagesbetreuung eine Daueressensbestellung auslösen bzw. im Krankheitsfall auch darüber abbestellen.

Rundum versorgt mit MensaMax GmbH
Rundum versorgt mit MensaMax GmbH
Wir verstehen uns nicht nur als „Verkäufer“ für die Software MensaMax. Wir betreuen Sie auch während der gesamten Zeit der Anwendung von MensaMax. Bereits in der Planung, der Schulverpflegung, unterstützen wir Sie tatkräftig. Darunter verstehen wir die Analyse Ihrer Strukturen und Arbeitsabläufe, um diese optimal in MensaMax abzubilden.
Aber auch bei der Umsetzung lassen wir Sie nicht allein. Wir helfen Ihnen bei der Erstellung eines Elternbriefes, bei der Integration der Schülerdaten (damit Sie diese nicht von Hand erfassen müssen), bei der Einrichtung der Bank- oder Finanz-Schnittstelle, der Einstellung der Preiskategorien, der Stammdaten und weiterer Parameter, die notwendig sind, um Ihnen das Leben zu erleichtern.
Nach Abschluss aller notwendigen Schritte beginnt für Sie mit der Nutzung das produktive Arbeiten, doch für uns endet noch lange nicht die Verpflichtung. Wir bieten Ihnen Schulungen sowie Support per Telefon, E-Mail und TeamViewer an, wie auch die Möglichkeit, Anpassungen an der Software vorzunehmen – egal, ob gleich in der Einführungsphase oder zu einem späteren Zeitpunkt.
Gerne unterstützen wir Sie auch bei weiteren Aspekten nach Ihrem Bedarf – sprechen Sie uns einfach an.
MensaMax ist online
Da MensaMax eine Online-Version ist, kann jeder Berechtigte auf MensaMax zugreifen – unabhängig von seinem Standort und seiner verwendeten Hardware (z.B. PC, Tablet oder Smartphone). Jeder kann seine Aufgaben von dort erledigen, wo er sich gerade befindet – und jeder arbeitet mit demselben Datenbestand. Hierfür ist weder eine Installation notwendig, noch eine bestimmte hardwaretechnische Voraussetzung erforderlich.

Rundum versorgt mit
MensaMax GmbH
MensaMax GmbH
Wir verstehen uns nicht nur als „Verkäufer“ für die Software MensaMax. Wir betreuen Sie auch während der gesamten Zeit der Anwendung von MensaMax. Bereits in der Planung unterstützen wir Sie tatkräftig. Darunter verstehen wir die Analyse Ihrer Strukturen und Arbeitsabläufe, um diese optimal in MensaMax abzubilden.
Aber auch bei der Umsetzung lassen wir Sie nicht allein. Wir helfen Ihnen bei der Erstellung eines Infobriefes, bei der Integration der Personendaten (damit Sie diese nicht von Hand erfassen müssen), bei der Einrichtung der Bank- oder Finanz-Schnittstelle, der Einstellung der Preiskategorien, der Stammdaten und weiterer Parameter, die notwendig sind , um Ihnen das Leben zu erleichtern.
Nach Abschluss aller notwendigen Schritte beginnt für Sie mit dern Nutzung das produktive Arbeiten, doch für uns endet noch lange nicht die Verpflichtung. Wir bieten Ihnen Schulungen sowie Support per Telefon, E-Mail und TeamViewer an, wie auch die Möglichkeit, Anpassungen an der Software vorzunehmen – egal, ob gleich in der Einführungsphase oder zu einem späteren Zeitpunkt.
Gerne unterstützen wir Sie auch bei weiteren Aspekten nach Ihrem Bedarf – sprechen Sie uns einfach an.