Bezahlung

In Betrieben gibt es meist drei unterschiedliche Bezahlvarianten:

• Am häufigsten ist die Abrechnung über die Personalverwaltung mit der Gehaltsabrechnung: MensaMax hat eine Reihe von Schnittstellen zu Personalverwaltungs- und Finanzsystemen (z.B. SAP, DATEV, SAGE…), so dass die verzehrten Essen und sonstigen Leistungen von MensaMax der betrieblichen Software gemeldet werden können.
• Bezahlung durch Überweisung, PayPal etc. auf ein separates Konto: Wer der Kontoinhaber ist, ist dabei aus technischer Sicht egal. Wer könnte dies sein?
  • der Betrieb
  • der Caterer
  • ein Sonderkonto, welches wir Ihnen zur Verfügung stellen Bei Überweisungen verbucht MensaMax dabei anhand des Verwendungszweckes die eingehenden Zahlungen automatisch, so dass keine manuelle Arbeit notwendig ist. Der Chip des Einzahlers ist mit der Verbuchung unmittelbar aufgewertet.
• Aufwertung des Chips an einem Bargeldaufwerter oder an einer speziellen Kasse: Gelegentlich wird auch ein Aufwerter aufgestellt, an dem mit Bargeld oder kontaktlos mit z.B. einer girocard der Chip aufgewertet wird. Dies entzerrt den Verkehr an der Ausgabestelle und entlastet die Personalaufwendungen, insbesondere auch, wenn man die hygienischen Aspekte beachtet.

Bei vielen Betrieben wird das Essen von Seiten des Arbeitgebers bezuschusst. Hierbei gibt es eine ganze Reihe von Spielarten:

• Zum einen kann es sein, dass ein Essen einen Pauschalbetrag (z.B. den Sachbezugswert) kostet.
• Genauso ist es möglich, dass der Arbeitgeber einen festen Zuschuss zum Essen dazugibt.
• Manchmal wird insbesondere Azubis das Essensgeld gänzlich erlassen und die Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber getragen.
• Gelegentlich zahlen auch Leiharbeiter einen anderen Preis als festangestellte Mitarbeiter.
• Häufig kostet jedes Menü für den Mitarbeiter gleich viel, ebenso können die Menüs auch unterschiedlich kosten.

Aus den vorgenannten Beispielen lässt sich ablesen – welcher Bezugspreis für Ihren Mitarbeiter auch immer gilt: MensaMax setzt Ihre Vorgabe um.

Es gibt zweierlei Arten von Gästen, die daher auch in unterschiedlicher Weise behandelt werden:

• Gäste, die eingeladen werden
• Gäste, die selbst zahlen müssen, also nicht eingeladen werden

Schauen wir uns zunächst diejenigen an, die Sie einladen. Hierbei handelt es sich im Rahmen eines Betriebes um solche Personen, die bei Ihnen zu einer Besprechung oder einer Schulung im Hause sind. Und damit gehört es zum guten Ton, mit Ihren Geschäftspartnern auch die Mittagspause zu verbringen und sie zum Essen einzuladen.

Aber natürlich geht die Einladung nicht auf das Privatkonto Ihres Mitarbeiters, sondern die entstehenden Kosten werden auf eine entsprechende Kostenstelle gebucht. Daher können Sie in MensaMax beliebig viele Kostenstellen definieren, z.B. für die Geschäftsführung, für den Einkauf, für den Vertrieb, die Konstruktionsabteilung…

Wenn nun Essen vorbestellt werden muss, geht der Berechtigte in MensaMax auf die Kostenstelle und bucht die gewünschten Menüs. Wenn ohne Vorbestellung gearbeitet werden kann, geht man einfach an die Theke und holt die gewünschten Essen ab.

In beiden Fällen ist es jedoch so, dass der Einladende einen entsprechenden Kostenstellenchip hat oder zumindest die Kostenstelle an der Ausgabe angibt, so dass die Essen tatsächlich dieser Kostenstelle belastet werden kann.

Vorher oder auch nach dem Essen kann dann der Einladende im Büro über MensaMax die eingeladenen Personen und den Bewirtungszweck angeben, damit für die Buchhaltung ein entsprechender Bewirtungsbeleg zur Verfügung steht.

Natürlich können auf diese Art und Weise nicht nur Menüs sondern auch beliebige Kioskwaren abgerechnet werden.

Wie geht man nun mit Tagesgästen um, die selbst zahlen müssen?

In aller Regel handelt es sich dabei um Personen, die vielleicht nur einmalig oder kurzfristig bei Ihnen sind (z.B. Handwerker oder Monteure), denen Sie aber Ihr leckeres Kantinenessen nicht vorenthalten wollen.

In den meisten Fällen geht das nicht ohne Bargeld ab. Man schafft eine Stelle, an der die Tagesgäste Essen bezahlen und (je nach Variante) auch bestellen können. Ob die hierfür geeignete Stelle nun das Bistro, das Empfangssekretariat oder ein hierfür extra aufgestellter Automat ist, hängt vom Aufkommen ab.

In jedem Fall erhält der Tagesgast Billet mit dem er sein Essen an der Theke abholen kann.