Der Speiseplan

Speiseplan mit Allergenen, Zusatzstoffen,
Nährwerten und Rezepturen

In den meisten Kitas gibt es täglich nur ein Essen sowie ein Ausweichmenü für Vegetarier, Allergiker oder Kinder, die eine Sonderkost benötigen.

Da sich die Eltern gerne über das tägliche Essensangebot informieren möchten, kann in MensaMax ein Speiseplan dargestellt werden, der meist vom Caterer, gelegentlich auch von den Erziehern eingegeben wird. Weil einmal erfasste Speisen und Menüs jederzeit wieder aufgerufen werden können, wird der Eingabeaufwand über die Zeit deutlich verkürzt.

Die Ausweisung von Allergenen und Zusatzstoffen ist gesetzlich vorgeschrieben und kann ganz leicht mit MensaMax realisiert werden.
Ähnlich einfach ist die Darstellung aller relevanten Nährwerte pro 100 Gramm und pro Portion.

Natürlich können auch Bilder und Piktogramme den Speisen und Menüs zugeordnet werden – auch hier isst das Auge schließlich mit.

Manche Catering-Unternehmen erstellen ihren Speiseplan in einem gesonderten Warenwirtschaftssystem. Dieses übergibt dann den Speiseplan über einen Web-Service an MensaMax, so dass keine Doppelarbeit entsteht.

In einigen Kitas wird sogar selbst gekocht. Durch Hinterlegung von Rezepturen errechnet MensaMax eine genaue Zutatenliste, inklusive der Einkaufspreise, bezogen auf die tagesaktuelle Kinderzahl, für die gekocht werden soll.

Man ist aber nicht gezwungen, einen Speiseplan zu erstellen und zu veröffentlichen, MensaMax kommt auch ohne einen Speiseplan aus. Einige Kitas benennen ganz bewusst nicht den Speiseplan, damit Eltern nicht einfach „unliebsames“ Essen durch Abmeldung umgehen oder unangemessen intervenieren – es soll gegessen werden, was vernünftigerweise auf den Tisch kommt.

Die Essensbestellung

In Kitas gibt es drei unterschiedliche Formen, wie für ein Kind Essen gebucht wird:

  • Individuelle Vorbestellung: Eltern können in MensaMax den Speiseplan aufrufen und Essen bestellen. Dabei kann die Zeit, ab der nicht mehr bestellt bzw. abbestellt werden darf, von Ihnen frei und unterschiedlich gewählt werden.
  • Dauerbestellung: Es besteht die Möglichkeit, für einen längeren Zeitraum und bestimmte Tage vorzubestellen. Damit ist für den gewünschten Zeitraum ein Essen bestellt und man muss sich nicht mehr einzeln „mühen“ – manuelle Änderungen und Abbestellungen sind aber weiterhin jederzeit möglich. Es werden nur die tatsächlichen Einzelessen berechnet.
  • Alle anwesenden Kinder: Die Erzieherinnern erfassen einfach, wer anwesend und damit allein durch seine Anwesenheit zum Essen verpflichtet ist.

MensaMax unterstützt all diese Varianten und auch davon abgeleitete Mischformen. Sie bestimmen Ihre Art und Weise der Essensbestellung und MensaMax passt sich an

Wie erfährt nun der Caterer, wieviel Essen er zu liefern hat?
Hier gibt es zwei unterschiedliche Vorgehensweisen:

  • MensaMax meldet: MensaMax kann dem Caterer zu einem bestimmten, von Ihnen frei wählbaren Zeitpunkt eine E-Mail schreiben, wie viele Essen zu liefern sind. Darin können die vegetarischen Gerichte, die Allergiker-Essen und die Sonderkostformen besonders herausgearbeitet sein. Das ist für die Kita die arbeitssparendste Variante, da MensaMax alles automatisch erledigt.
  • Die Kita meldet: Manchmal möchte man aber auch die Anzahl der Essen selbst einstellen, weil man aus Erfahrung weiß, dass bei bestimmten Gerichten mehr oder weniger gut gegessen wird. Dann trägt man einfach die Menge in MensaMax ein und schon ist die Bestellung erledigt. Dies ist ein Beitrag zur dauerhaften Senkung des Essenspreises und zur Nachhaltigkeit, weil nicht unnötig Essen bereitet und geliefert wird.

Welche Variante Sie auch immer wählen – MensaMax hilft Ihnen dabei, schnell und effizient Ihre Bestellung an den Caterer zu übermitteln.

Die Bezahlung

Für die Bezahlung wird meistens ein Vorkasse-System gewählt, weil man dem Geld nicht hinterherlaufen möchte. Dennoch besteht die Möglichkeit, das Essen im Nachhinein in Rechnung zu stellen.

Für gewöhnlich werden zwei Bezahlvarianten verwendet:

  • Überweisung: Es wird ein Konto bei einer Bank eingerichtet, auf das die Eltern Geld überweisen. Die eingehenden Überweisungen werden dabei vollautomatisch durch MensaMax anhand des Verwendungszweckes zugeordnet. Daher entsteht für Sie nahezu kein Arbeitsaufwand. MensaMax kann die Eltern erinnern, wenn das Guthaben zur Neige geht, um rechtzeitig eine neue Überweisung zu tätigen. Ob das Konto dabei dem Sachaufwandsträger, der Kita, dem Caterer gehört oder es ein von uns für Sie eingerichtetes Sonderkonto ist, ist aus MensaMax-technischer Sicht egal. Es gibt in der Praxis jede Variante.
  • SEPA-Lastschrift: Insbesondere bei Dauerbestellungen möchte man die Eltern unterstützen und sie von der Last der Überweisungstätigkeit befreien – daher werden über MensaMax Lastschriften erstellt. Ob die Lastschriften nun direkt ausgeführt oder indirekt über das kommunale Finanzwesen (z.B. SAP, Infoma, H&H, mps, Finanz+, CIP, KIRP, DATEV) abgewickelt werden, hängt dabei allein von der Organisationsstruktur ab.

Die beiden vorgenannten Varianten stellen sicher mehr als 98% aller Anwendungsfälle in der Praxis dar. Aber es gibt dennoch angewandte Alternativen: Bargeld, PayPal, Kreditkarte. Weil das aber mit Aufwand oder Kosten verbunden ist, führt an der Überweisung oder Lastschrift eigentlich kein Weg vorbei.

Bildungs- und Teilhabepaket

Selbstverständlich ist in MensaMax die gesetzeskonforme Abrechnung nach dem Bildungs- und Teilhabepaket (BuT) möglich. Hierunter fällt die Abbildung der bewilligten Zeiträume, auch nachträglich, sowie der Bewilligungsstellen.

Sie geben in MensaMax die Bewilligungen ein und können jeden Monat eine Liste aus MensaMax erstellen, die an die Bewilligungsstelle übersandt wird – fertig. Mehr ist nicht zu tun.

Wenn die Bewilligungsstelle ein intelligentes EDV-System einsetzt, kann MensaMax sogar die Daten direkt dorthin senden – jeglicher Papierkram entfällt dann.

MensaMax kann die Eltern erinnern, wenn sich der Bewilligungszeitraum dem Ende neigt, damit sich diese frühzeitig um eine Verlängerung des BuT kümmern können.

Selbstverständlich ist MensaMax stigmatisierungsfrei – niemand hat Einsicht auf die Daten, der dazu nicht berechtigt ist.

Kann auch weiteres über MensaMax abgerechnet werden?

Mit der Nutzung von MensaMax ist ein Konto eingerichtet, auf das die Eltern Geld für das Essen, (Frühstück, Mittag, Vesper, Getränke, Obst …) einzahlen. Was liegt da näher, als nicht auch andere Positionen auf dem gleichen Wege abzurechnen? Zum Beispiel Ausflüge, Bastelmaterialien oder die Abschlussmappe.

Natürlich müssen die einzelnen Einzahlungen sauber voneinander getrennt werden – nicht, dass der Ausflug plötzlich zum Frühstück „aufgegessen“ wird. MensaMax kann dabei die Eltern über die einzelnen Zahlbeträge informieren und natürlich auch anmahnen.

Wie werden Personen in MensaMax angelegt?

Es gibt klassischerweise zwei Wege, wie Personen in MensaMax angelegt werden:

  • Die personenbezogenen Daten werden aus der Kita-Verwaltung exportiert und in MensaMax eingelesen. Dies kann über eine CSV-Datei oder ein anderes strukturiertes Format erfolgen. Diese Variante ist besonders dann interessant, wenn weitgehend alle Kinder MensaMax
    nutzen sollen.
  • Alternativ zum Personenimport kann auch eine Selbstanmeldung vorgenommen werden. Das heißt, dass die Eltern selbst ein Konto anlegen (ähnlich wie in anderen Web-Portalen). Diese Variante wird dann präferiert, wenn im Verhältnis relativ wenige Kinder essen.

Natürlich können auch einzelne Personen durch die Kita manuell angelegt werden, aber dies Verfahren stellt nur die Ausnahmesituation dar.

MensaMax ist online

Da MensaMax eine Online-Version ist, kann jeder Berechtigte auf MensaMax zugreifen - unabhängig von seinem Standort und seiner verwendeten Hardware (z.B. PC, Tablet oder Smartphone). Jeder kann seine Aufgaben von dort erledigen, wo er sich gerade befindet – und jeder arbeitet mit demselben Datenbestand. Hierfür ist weder eine Installation notwendig, noch eine bestimmte hardwaretechnische Voraussetzung erforderlich. Aber was ist, wenn es zu Hause einmal keine Online-Verbindung gibt? Eltern, die über gar keinen Internetzugang verfügen, können häufig über das Sekretariat oder die Ganztagesbetreuung eine Daueressensbestellung auslösen bzw. im Krankheitsfall auch darüber abbestellen.

Rundum versorgt

Wir verstehen uns nicht nur als „Verkäufer“ für die Software MensaMax. Wir betreuen Sie auch während der gesamten Zeit der Anwendung von MensaMax. Bereits in der Planung unterstützen wir Sie tatkräftig. Darunter verstehen wir die Analyse Ihrer Strukturen und Arbeitsabläufe, um diese optimal in MensaMax abzubilden.

Aber auch bei der Umsetzung lassen wir Sie nicht allein. Wir helfen Ihnen bei der Erstellung eines Elternbriefes, bei der Integration der Schülerdaten (damit Sie diese nicht von Hand erfassen müssen), bei der Einrichtung der Bank- oder Finanz-Schnittstelle, der Einstellung der Preiskategorien, der Stammdaten und weiterer Parameter, die notwendig sind, um Ihnen das Leben zu erleichtern.

Nach Abschluss aller notwendigen Schritte beginnt für Sie mit der Nutzung das produktive Arbeiten, doch für uns endet noch lange nicht die Verpflichtung. Wir bieten Ihnen Schulungen sowie Support per Telefon, E-Mail und TeamViewer an, wie auch die Möglichkeit, Anpassungen an der Software vorzunehmen – egal, ob gleich in der Einführungsphase oder zu einem späteren Zeitpunkt.

Gerne unterstützen wir Sie auch bei weiteren Aspekten nach Ihrem Bedarf – sprechen Sie uns einfach an.

Full-Service

Vielleicht gehören Sie zu denen, die nur wenig oder gar keine Personalressourcen haben, um MensaMax selbst zu betreuen. Dann haben wir für Sie die Lösung: Mit unserem Full-Service-Angebot erledigen wir für Sie alle Verwaltungsaufgaben rund um MensaMax.

  • Support-Hotline für die Verwaltung und den Caterer – per Telefon, E-Mail, TeamViewer
  • Support-Hotline für Privatpersonen (Eltern und Schüler)
  • Erstellung eines Elternbriefes
  • Einrichten von Dauerbestellungen
  • Führen eines Sonderkontos
  • Kontoüberwachung
  • Erstellung von Lastschriften
  • Erstellung von Nachweisen für den Nutzer
  • Abrechnung nach dem Bildungs- und Teilhabepaket
  • Abrechnung mit dem Caterer
  • Einpflegen von Speiseplänen
  • Schulungen und Einweisungen
  • Zusendung von RFID-Chips an die Schüler
  • Rücküberweisung von Restguthaben bei Ausscheiden eines Schülers

Mit unserem Full-Service-Angebot gewinnen Sie somit den notwendigen Freiraum, um sich auf Ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren zu können.

Kontakt

Haben wir Ihre Interesse geweckt?
Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine Mail.
Wir beraten Sie gerne.

JETZT ANFRAGEN