Mit dem praktischen Bestell- und Abrechnungssystem MensaMax ist die Bestellung von Schulessen in Schulkantinen für Schüler*innen ein leichtes. Die Schulverpflegung spielt eine entscheidende Rolle in der Ernährung junger Menschen und beeinflusst sowohl ihre Gesundheit als auch ihre Leistungsfähigkeit. Eine gut organisierte Schulkantine oder Mensa bietet eine vielfältige Auswahl an nahrhaften Mahlzeiten, die den Bedürfnissen der Schüler*innen gerecht werden.

MensaMax, als Bestell- und Abrechnungssystem, ermöglicht es den Schüler*innen, ihr Essen bequem online zu bestellen und die Zahlung digital abzuwickeln. Im Folgenden werden wir näher auf die Vorteile und Möglichkeiten von MensaMax eingehen und zeigen, wie Schüler*innen von einem effizienten und benutzerfreundlichen Bestell- und Abrechnungssystem profitieren können. Lassen Sie uns tiefer in die Welt des Schulessens und der praktischen Bestellsysteme eintauchen.

Es gibt unterschiedliche Wege, wie die Schüler an ihr Essen gelangen können.

• Mit Vorbestellung: Hierbei kann die Zeit, ab der nicht mehr bestellt bzw. abbestellt werden darf, von Ihnen frei und unterschiedlich gewählt werden.
• Mit und ohne Vorbestellung: Hier ist die Vorbestellung zwar empfohlen, aber die Spontanabholung ist auch möglich (solange der Vorrat reicht). Oft kostet das Spontanessen dann etwas mehr oder kann erst ab einer bestimmten Uhrzeit abgeholt werden.
• Komponetenwahl: Hier gibt es keine fest definierten Menüs.
• All you can eat: Jeder, der in der Mensa entritt, bezahlt den Grundpreis und kann sich dann beliebig an der Theke bedienen. Dieses Verfahren ist mit und ohne Vorbestellung möglich.

MensaMax unterstützt all diese Varianten und auch davon abgeleitete Mischformen.

Unsere moderne Schulverpflegung ermöglicht es Schüler*innen und Eltern, bequem über unser internetbasiertes Bestellsystem ihr gewünschtes Schulessen bzw. Essen vorzubestellen. Dabei können sie entweder über einen PC auf MensaMax zugreifen oder ein Bestell-Terminal in der Schule nutzen.

Alternativ steht auch unsere MensaMax-App zur Verfügung, um das Schulessen per Mobiltelefon, Smartphone oder Tablet vorzubestellen. Neben der üblichen Essensbestellung gibt es weitere Bestellformen für die Schulverpflegung wie:

Entdecken Sie die flexible Essensbestellung für Schulessen und Schulkantinen mit MensaMax. Unser elektronisches Vorbestellsystem bietet zahlreiche Vorteile für Schulen im Bereich der Schulverpflegung. Durch die vorab getätigte Bestellung und Bezahlung des Essens können Schüler*innen und Eltern von eimem schnellen Ausgabeprozess profitieren und haben ausreichend Zeit für gesunde Essenspausen ohne Zeitdruck.

Eltern haben zudem die Gewissheit, dass das für das Essen vorgesehene „Essensgeld“ tatsächlich für diesen Zweck verwendet wird. Gleichzeitig entsteht für die Verwaltung nur ein minimaler Aufwand bei geringen Investitionen für die Einführung und den Betrieb dieses effizienten Bestell- und Abrechnungssystems. Optimieren Sie Ihre Schulkantine mit MensaMax und genießen Sie eine reibungslose und transparente Essensbestellung für Schüler*innen.

Die Abholung von Schulessen, in der Schulkantine, ist eng mit der Frage der Bezahlung verbunden. In den meisten Fällen erfolgt die Bezahlung elektronisch, beispielsweise durch Überweisung, anstatt mit Bargeld. Bei der Essensausgabe wird daher häufig ein Legitimationsmedium wie:

verwendet. Die Schüler*innen verwenden eines dieser Ausweismittel, gehen zur Essensausgabe und „bezahlen“ damit ihr Essen. Da solche Systeme in der Regel nur mit vorab bezahltem Guthaben funktionieren, entstehen weder Aufwand für Mahnungen noch Zahlungsausfälle im Alltag.

In Schulen mit einer geringen Anzahl von Essensteilnehmern kann anstelle eines Ausweises auch mit einer Bestell-Liste gearbeitet werden. Optimieren Sie die Essensabholung in Ihrer Schulkantine und ermöglichen Sie eine bequeme und sichere Bezahlung mit modernen elektronischen Systemen.

In den Schulen werden für den Pausenverkauf neben dem klassischen Kiosk und der Cafeteria immer öfter Verkaufsautomaten aufgestellt, die mit kleinen Snacks und Getränken gefüllt sind.

Mit MensaMax bieten Sie Ihren Schülern und Mitarbeitern die Möglichkeit, bargeldlos am Automaten einzukaufen. Das lästige Suchen oder „Bei-sich-Tragen“ von Münzgeld gehört damit der Vergangenheit an. Somit sind Schüler und Lehrer auch außerhalb der Öffnungszeiten eines Bistros weiterhin versorgt.

Die eingehenden Zahlungen werden automatisch auf virtuelle Schüler*innenkonten verteilt. Diese Konten werden in der Regel auf Guthabenbasis geführt, in seltenen Fällen auch auf Schuldenbasis, wobei dies individuell für jeden Schüler*in festgelegt werden kann. Bei jedem Einkauf wird der Betrag von diesem virtuellen Konto abgebucht. Optimieren Sie die Abrechnung und Bezahlung von der Schulverpflegung mit unserem effizienten Bestell- und Abrechnungssystem und bieten Sie eine Vielzahl von Zahlungsmöglichkeiten für Eltern und Schüler*innen an.

Der Vorteil: Das Geld der Eltern wird meistens nur einmal im Monat überwiesen bzw. abgebucht, in MensaMax selbst aber wird jede Transaktion verwaltet und dargestellt – somit entstehen auch kaum Kontoführungsgebühren bei der Bank.

Sollte das Bankkonto von kommunaler Seite aus verwaltet werden, ist oft eine Einbuchung über das kommunale Finanzwesen gewünscht. MensaMax hat daher Schnittstellen zu diversen Finanz-Software-Systemen (z.B. SAP, Infoma, H&H, mps, Finanz+, CIP, KIRP, DATEV …).

Will man in der Schule eine Bargeldzahlung zulassen, gibt es zwei klassische Möglichkeiten:

• Im Sekretariat oder im Kiosk befindet sich eine Bargeldkasse. Eine Einzahlung wird direkt dem virtuellen Konto gutgeschrieben.
• Es wird ein Bargeldaufwerter in der Schule aufgestellt. Dabei kann das virtuelle Schülerkonto nicht nur mit Münzen und Geldscheinen, sondern kontaktlos über eine Girocard aufgewertet werden.

Selbstverständlich ist in MensaMax die Schulverpflegung mit der gesetzeskonformen Abrechnung nach dem Bildungs- und Teilhabepaket (BuT) möglich. Hierunter fällt die Abbildung der bewilligten Zeiträume, auch nachträglich, sowie der Bewilligungsstellen.

Sie geben in MensaMax die Bewilligungen ein und können jeden Monat eine Liste aus MensaMax erstellen, die an die Bewilligungsstelle übersandt wird – fertig. Mehr ist nicht zu tun.

Wenn die Bewilligungsstelle ein intelligentes EDV-System einsetzt, kann MensaMax sogar die Daten direkt dorthin senden – jeglicher Papierkram entfällt dann.

MensaMax kann die Eltern erinnern, wenn sich der Bewilligungszeitraum dem Ende neigt, damit sich diese frühzeitig um eine Verlängerung des BuT kümmern können.

Mit der Nutzung von MensaMax ist ein Konto eingerichtet, auf das die Eltern Geld für das Schulessen und gegebenenfalls auch für den Kiosk einzahlen. Was liegt da näher, als nicht auch andere Positionen auf dem gleichen Wege abzurechnen?

Zum Beispiel Klassenfahrten und Ausflüge, Lehrmittel und Unterrichtsmaterialien, Versicherungen und Beiträge, Betreuungsangebote und Veranstaltungen, Klassenkassen, Spendenkonten u.v.m.

Natürlich müssen die einzelnen Einzahlungen sauber voneinander getrennt werden – nicht, dass der Ausflug plötzlich am Kiosk „aufgegessen“ wird. Soll der Spendenbereich in MensaMax zum Einsatz kommen, kann selbstverständlich auch eine Spendenbescheinigung erstellt werden. All dies bietet MensaMax, bis hin zu der Möglichkeit, Geld zwischen den Unterkonten zu „überweisen“.

Die Schulverpflegung kann so vielfältig sein, ebenfalls die Betreuung in all ihren Formen. Es gibt unzählig viele Varianten und Angebotsarten  – und MensaMax bildet alle diese ab. MensaMax informiert die Schüler und Eltern über die diversen Angebote und lässt diese, sofern jeweils zugelassen, die gewünschten Angebote auch buchen. Dabei hilft MensaMax den Betreuern und Koordinatoren, Zeit für lästige Verwaltungsarbeit einzusparen, die dann für die echte Betreuung zur Verfügung steht. Eine kleine Auswahl solcher Modelle stellen wir Ihnen im Folgenden vor:

In MensaMax werden die AGs, die Sie für z.B. ein Schulhalbjahr anbieten wollen, definiert. Die Arbeitsgemeinschaften können von Ihnen sehr genau beschrieben werden, ggf. auf Klassen und maximale Teilnehmerzahlen beschränkt, mit Bild- und Videomaterial interssant erläutert und mit Kosten unterlegt sein. Dadurch kann sich der Schüler den Inhalt besser vorstellen. Die Schüler haben die Möglichkeit, sich innerhalb eines festgelegten Zeitraumes anzumelden. Dabei können sie für mehrere oder sich überschneidende AGs Wunsch-Prioritäten vergeben.

Ein ausgeklügelter Zuteilungsalgorithmus verteilt nach dem Anmeldeschluss die AGs gerecht und ausgeglichen. Nach der Zuteilung durch die MensaMax-Software sieht der Schüler genau, für welche AG er zugelassen wurde und welche AG er leider nicht besuchen kann. Natürlich kann MensaMax auch mit Wartelisten arbeiten.

Hierunter werden im Gegensatz zu den vorgenannten Veranstaltungen, die meist über einen längeren Zeitraum gehen, solche Termine verstanden, die man einzeln buchen oder besuchen kann. Die Termine bauen nicht aufeinander auf. So kann spontan die Hausaufgabenbetreuung, die Nachhilfe oder der Spielenachmittag besucht werden, ohne sich über einen längeren Zeitraum verbindlich anmelden zu müssen.

Wenn aber die Regelung so ist, dass man sich anmelden muss und man eben nicht (nur) spontan kommen kann, dann erfolgt diese meist über einen Stundenplan. Dabei sieht jeder nur die Termine, die für ihn zugelassen sind. Bei Bedarf können für jeden Termin unterschiedliche Anmeldefristen festgelegt werden.

Neben den Veranstaltungen, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken (z.B. AGs) und den Einzelterminen, die nicht aufeinader aufbauen (z.B. Hausaufgabenbetreuung), finden an einer Schule noch eine ganze Reihe von anderen Veranstaltungen statt, bei denen die Schüler ebenfalls eine Auswahl treffen können.

Natürlich können diese Veranstaltungen ebenfalls präzise beschrieben werden und auch nur für bestimmte Personen zugelassen sein etc. Ebenfalls stehen, wie bei den anderen Angeboten auch, ausführliche Auswertungsmöglichkeiten (Listen und Statistiken) zur Verfügung, und es kann, wie bei den anderen Angeboten, manuell eingegriffen werden.

Dies war nur ein Auszug aus der Variantenvielfalt  – natürlich kann MensaMax mehr:

• Zum Beispiel können Aufbaukurse gebucht werden, in denen die Belegung eines Vorkurses Voraussetzung ist.
• MensaMax kann den Teilnehmern bei der Anmeldung auch Fragen stellen, deren Beantwortung Voraussetzung für die Anmeldung ist (z.B. Wer ist im Notfall zu benachrichtigen, welche Allergien hat Ihr Kind, mit wem darf Ihr Kind nach Hause gehen …).
• Wenn von Ihnen festgelegt, wird bei einer Anmeldung durch MensaMax automatisch ein Essen bestellt. Somit ist eine Teilnahme am Nachmittagsprogramm nur mit gleichzeitiger Buchung eines Mittagessens möglich.

Sie haben weitere Ideen oder Fragen hierzu  – dann melden sie sich bei uns.

Selbstverständlich ist in MensaMax die gesetzeskonforme Abrechnung nach dem Bildungs- und Teilhabepaket (BuT) möglich. Hierunter fällt die Abbildung der bewilligten Zeiträume, auch nachträglich, sowie der Bewilligungsstellen.

Sie geben in MensaMax die Bewilligungen ein und können jeden Monat eine Liste aus MensaMax erstellen, die an die Bewilligungsstelle übersandt wird  – fertig. Mehr ist nicht zu tun.

Wenn die Bewilligungsstelle ein intelligentes EDV-System einsetzt, kann MensaMax sogar die Daten direkt dorthin senden  – jeglicher Papierkram entfällt dann.

MensaMax kann die Eltern erinnern, wenn sich der Bewilligungszeitraum dem Ende neigt, damit sich diese frühzeitig um eine Verlängerung des BuT kümmern können.

Der häufigste Grund für eine Abwesenheit ist sicherlich eine Erkrankung. In aller Regel muss aber jemand von der Erkrankung in Kenntnis gesetzt werden und je nachdem, müssen Maßnahmen veranlasst werden.

Über MensaMax kann der Lehrer ganz einfach zu einem definierten Zeitpunkt die Fehlkinder enitragen und MensaMax übernimmt den Abgleich mit den Abwesenheitsmeldungen. Alle Unstimmigkeiten werden automatisch im Sekretariat durch ein Pop-up oder wahlweise durch eine E-Mail gemeldet.

Weierhin führt MensaMax aufgrund einer Abwesenheitsmeldung auch entsprechende Prozesse durch:

• Abbestellung des Essens (sofern aus Sicht des Caterers noch möglich)
• Automatische Mitteilung an den Ganztagsbetreuer, welche Kinder heute fehlen. Ggf. kann dadurch der Betreuungsschlüssel für den entsprechenden Tag oder die folgenden Tage verändert werden.

Man könnte nun die Schlussfolgerung ziehen, dass jeder, der nicht als abwesend gemeldet ist, automatisch anwesend ist. Das muss aber nicht der Fall sein.

Andererseits interessiert an manchen Stellen die Abwesenheit gar nicht, weil z.B. in einer Betreuungseinrichtung nur die anwesenden Kinder erfasst werden (wer ist wann gekommen und wann gegangen). Dies kann sowohl finanzielle als auch versicherungstechnische Gründe haben.

Manchmal kann die Anwesenheit auch automatisch eine Essensverpflichtung nach sich ziehen. Wer also bis zu einer gewissen Uhrzeit anwesend ist, für den wird automatisch ein Essen bestellt. Alle anderen Personen dürfen nicht mitessen, sondern müssen nach Hause gehen oder von den Eltern abgeholt werden.

Der Elternsprechtag ist eine gute Gelegenheit, mit den Eltern in Kontakt zu kommen.

Aus diesem Grund liefert MensaMax ein Werkzeug, welches allen Beteiligten das Leben sehr erleichtert. Die Verwaltung definiert die Rahmenbedingungen: z.B. Anwesenheit (von -bis) pro Lehrer, Gesprächsdauer, Pausenzeiten, welche Klasse darf welchen Lehrer sehen, usw.

Nachdem die Sicht für die Eltern freigegeben ist, können sich diese anmelden. Eltern können sich nicht mehrfach bei einem Lehrer oder zur gleichen Zeit bei unterschiedlichen Lehrern anmelden.

Um sich besser vorzubereiten, kann jeder Lehrer sehen, wer sich bei ihm angemeldet hat. Das Sekretariat kann Listen ausdrucken, die dann am Elternsprechtag, am Info-Point, am schwarzen Brett oder an den jeweiligen Klassenzimmern angebracht werden können.

Natürlich können sich die Eltern auch über die MensaMax-App informieren.

Da MensaMax eine Online-Version ist, kann jeder Berechtigte auf MensaMax zugreifen  – unabhängig von seinem Standort und seiner verwendeten Hardware (z.B. PC, Tablet oder Smartphone).

Jeder kann seine Aufgaben von dort erledigen, wo er sich gerade befindet  – und jeder arbeitet mit demselben Datenbestand. Hierfür ist weder eine Installation notwendig, noch eine bestimmte hardwaretechnische Voraussetzung erforderlich.

Aber was ist, wenn es zu Hause einmal keine Online-Verbindung gibt? Eltern, die über gar keinen Internetzugang verfügen, können häufig über das Sekretariat oder die Ganztagesbetreuung eine Daueressensbestellung auslösen bzw. im Krankheitsfall auch darüber abbestellen.

Wir verstehen uns nicht nur als „Verkäufer“ für die Software MensaMax. Wir betreuen Sie auch während der gesamten Zeit der Anwendung von MensaMax. Bereits in der Planung, der Schulverpflegung, unterstützen wir Sie tatkräftig. Darunter verstehen wir die Analyse Ihrer Strukturen und Arbeitsabläufe, um diese optimal in MensaMax abzubilden.

Aber auch bei der Umsetzung lassen wir Sie nicht allein. Wir helfen Ihnen bei der Einstellung eines Elternbriefes, bei der Integration der Schülerdaten (damit Sie diese nicht von Hand erfassen müssen), bei der Einrichtung der Bank- oder Finanz-Schnittstelle, der Einstellung der Preiskategorien, der Stammdaten und weiterer Parameter, die notwendig sind, um Ihnen das Leben zu erleichtern.

Nach Abschluss aller notwendigen Schritte beginnt für Sie mit der Nutzung das produktive Arbeiten, doch für uns endet noch lange nicht die Verpflichtung. Wir bieten Ihnen Schulungen sowie Support per Telefon, E-Mail und TeamViewer an, wie auch die Möglichkeit, Anpassungen an der Software vorzunehmen  – egal, ob gleich in der Einführungsphase oder zu einem späteren Zeitpunkt.

Gerne unterstützen wir Sie auch bei weiteren Aspekten nach Ihrem Bedarf  – sprechen Sie uns einfach an.