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ESSENSABHOLUNG UND BEZAHLUNG

Bevor wir uns die tatsächliche Bezahlung anschauen, müssen wir uns um die konkrete Essensabholung kümmern. Da man in aller Regel bei der Essensabholung die Bezahlung mit Bargeld vermeiden will (obwohl MensaMax mit Bargeld umgehen kann), muss man ein anderes Medium finden, mit dem die „Bezahlung“ stattfindet.

Deswegen verwendet man meist für die Legitimation an der Essensausgabe:

  • RFID-Chip, zumeist als Schlüsselanhänger
  • Schülerausweis mit aufgedrucktem Barcode oder integriertem Chip
  • Fingerprint

Der Schüler hat also einen dieser drei vorgenannten „Ausweise“, geht damit an die Essensausgabe und „bezahlt“ damit sein Essen. In Kindergärten oder in Schulen mit wenigen Essensteilnehmern wird statt einem Ausweis mit einer Liste gearbeitet.

Wie kommt nun das Geld auf die Karte, den Chip oder den Finger? Um genau zu sein, gar nicht. Der Ausweis ( = Karte/Chip/Finger) hat keinerlei Informationen über den Eigentümer gespeichert.
Hier ist nur eine Nummer hinterlegt, über die MensaMax den Schüler identifiziert. Wenn also der Ausweis verloren wird, ist lediglich der Materialwert des Ausweises verloren gegangen, aber kein Geld.

Wo ist dann das Geld? Es wird ein Konto bei einer Bank eingerichtet, auf das durch Überweisung, Lastschrift, aber auch mit Bargeld eingezahlt wird.

Wer der Konteninhaber ist, ist dabei aus technischer Sicht egal. Wer könnte dies sein?

  • die Schule
  • der Schulträger (Kommune / Landkreis)
  • der Caterer
  • der Förderverein oder Mensaverein
  • ein damit beauftragter Dritter (z.B. wir)

Die eingehenden Gutschriften werden dabei vollautomatisch auf sogenannte virtuelle Schülerkonten verteilt. Diese virtuellen Konten werden zumeist auf Guthabenbasis geführt, eher selten auf Schuldenbasis. Jeder Einkauf wird von diesem virtuellen Konto abgebucht.

Der Vorteil dieses Verfahrens ist, dass das „echte Geld“ vom Konto der Eltern auf das Bankkonto vielleicht nur einmal im Monat transferiert wird, aber innerhalb von MensaMax dennoch jede Transaktion verwaltet wird und einsehbar ist – somit entstehen auch kaum Kontoführungsgebühren bei der Bank.

Sollte das Bankkonto von kommunaler Seite aus verwaltet werden, ist oft eine Einbuchung über das kommunale Finanzwesen gewünscht. MensaMax hat daher Schnittstellen zu diversen Finanz-Software-Systemen (z.B. SAP, CIP, H&H, Finanz+, INFOMA, mps, DATEV, …).

Will man eine Bargeldeinzahlung zulassen, wählt man neben der Möglichkeit über das Sekretariat oder am Kiosk einzuzahlen oft die Variante, dass ein Bargeldaufwerter in der Schule aufgestellt wird.

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